KolaysalKolaysal

İlk Çalışanı İşe Alma Rehberi

3 dk okuma

İlk personelinizi işe alırken hangi bildirimler, sözleşmeler ve dosyalar gerekir? İşyeri tescili, işe giriş bildirgesi, bordro ve aylık rutin adım adım.

Güncellik notu: Bu içerikteki bilgiler 4 Ağustos 2026 tarihinde derlenmiştir. Vergi oranları, tutar sınırları ve beyan tarihleri dönemsel olarak değişir. Karar vermeden önce güncel tutarları mali müşavirinize veya resmî kaynağa (GİB) teyit ettirin.

İlk çalışanı işe almak, işletme için bir eşiktir: o günden itibaren işveren olursunuz ve yeni bir yükümlülükler seti devreye girer. Bu rehber, sırayla ne yapılacağını anlatıyor.

Aşama 1: İşe almadan önce

  • SGK işyeri tescili yapıldı mı? (ilk sigortalı için işyeri dosyası açılır)
  • Toplam maliyet hesaplandı mı? → SGK işveren maliyeti
  • Bütçe 12 ay için planlandı mı (ücret + prim + vergi + izin karşılığı)?
  • Mali müşavirinize bordro hizmeti dahil mi, ek ücretli mi?
  • Teşviklerden yararlanma şartları kontrol edildi mi?

Bütçeyi brüt ücret üzerinden değil, toplam işveren maliyeti üzerinden yapın. Net ücret üzerinden yapılan planlar tipik olarak %35-45 eksik çıkar.

Aşama 2: İşe giriş (en kritik adım)

Sigortalı işe giriş bildirgesi, kural olarak çalışma başlamadan önce verilmelidir. Bu adımda gecikme:

  • İdari para cezası
  • Teşvik kaybı
  • Denetimde kayıt dışı istihdam iddiası

doğurur. İlk çalışanda en sık yapılan hata budur.

Aşama 3: Sözleşme ve belgeler

İş sözleşmesinde bulunması gerekenler:

  • Taraflar, işe başlama tarihi
  • İşin tanımı ve unvan
  • Brüt ücret ve ödeme günü
  • Çalışma süresi ve yeri
  • Deneme süresi (varsa, yazılı olmak zorunda)
  • Fesih ve bildirim şartları
  • Gizlilik / rekabet hükümleri (varsa)

Ücreti brüt olarak yazın. "Net şu kadar" anlaşmaları, vergi dilimi ilerledikçe yıl içinde işveren maliyetini artırır: gelir vergisi dilimleri

Aşama 4: Özlük dosyası

Her çalışan için ayrı dosya tutulmalıdır:

  • Kimlik fotokopisi, ikametgâh
  • Diploma / sertifikalar
  • Adli sicil (işin gerektirdiği hâllerde)
  • İş sözleşmesi (imzalı)
  • İşe giriş bildirgesi
  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi kayıtları
  • Sağlık raporu (gerekiyorsa)
  • KVKK aydınlatma metni ve açık rıza (gereken hâllerde)
  • Zimmet tutanakları (telefon, bilgisayar, araç)
  • Yıllık izin defteri/kayıtları

Özlük dosyası, uyuşmazlıkta işvereni koruyan asıl belgedir. Eksik dosya = ispat edilemeyen savunma.

Aşama 5: Aylık rutin

İşRitim
Puantaj (devam, izin, rapor)Aylık
Bordro hazırlanmasıAylık
MUHSGK beyanıAylık
SGK primi ödemesiAylık
Ücret ödemesi (banka)Aylık
Ücret bordrosunun imzalatılması/iletilmesiAylık

MUHSGK'nın kapsamı ve gecikmenin maliyeti: MUHSGK nedir?

Aşama 6: İş sağlığı ve güvenliği

Çalışan sayısı ve tehlike sınıfına göre:

  • İSG eğitimi
  • Risk değerlendirmesi
  • İşyeri hekimi / iş güvenliği uzmanı hizmeti (kapsama girildiğinde)

Küçük ofislerde bile temel yükümlülükler vardır; "biz masa başı çalışıyoruz" muafiyet anlamına gelmez.

Sık yapılan hatalar

  1. İşe giriş bildirgesini geç vermek
  2. Sözleşmeyi yazılı yapmamak / deneme süresini yazmamak
  3. Net ücret üzerinden anlaşıp maliyeti hesaplamamak
  4. Ücreti elden ödemek
  5. İzin ve puantaj kayıtlarını tutmamak
  6. Özlük dosyasını eksik bırakmak
  7. Çıkışta ibraname/bordro düzenini atlamak

Özet

  • İlk çalışanla birlikte işveren yükümlülükleri başlar
  • En kritik adım: işe girişin çalışma başlamadan bildirilmesi
  • Ücreti brüt konuşun, maliyeti toplam üzerinden planlayın
  • Özlük dosyası en güçlü savunma aracınızdır
  • Aylık rutin: puantaj → bordro → MUHSGK → ödeme

Bordro, izin ve prim takibini tek panelde toplamak için Kolaysal'ı inceleyin.

Sık sorulan sorular

İşe giriş bildirgesi ne zaman verilmeli?+

Sigortalı işe giriş bildirgesi, kural olarak çalışma başlamadan önce SGK'ya verilmelidir. Geç bildirim idari para cezası doğurur ve teşviklerden yararlanma hakkını etkileyebilir. 'Bir hafta çalışsın, uyarsa girişini yaparız' yaklaşımı en pahalı hatalardan biridir.

Yazılı iş sözleşmesi zorunlu mu?+

Belirsiz süreli sözleşmelerde bir yıl ve daha uzun süreli çalışmalarda yazılı sözleşme veya yazılı belge verilmesi beklenir; belirli süreli ve kısmi süreli sözleşmelerde yazılılık ayrıca önem taşır. Uyuşmazlıkta ispat yükü büyük ölçüde işverende olduğundan her hâlde yazılı yapmak lehinizedir.

Deneme süresi koyabilir miyim?+

Evet, kanunda öngörülen sınırlar içinde deneme süresi kararlaştırılabilir ve bu süre sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Deneme süresi içinde fesih usulü farklıdır; yazılı değilse uygulanamaz.

Maaşı elden ödeyebilir miyim?+

Belirli çalışan sayısını aşan işyerlerinde ücretin banka aracılığıyla ödenmesi zorunludur; bu eşiğin altında olsanız bile banka ödemesi ispat açısından güçlü avantaj sağlar. Elden ödeme, işçilik alacağı davalarında işverenin en zayıf noktasıdır.

İlgili yazılar