KolaysalKolaysal

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

2 dk okuma

e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki farkı alıcıya göre net anlatım: kim hangisini keser, iptal-itiraz süreçleri, zorunluluk kapsamı ve geçiş adımları.

Güncellik notu: Bu içerikteki bilgiler 4 Ağustos 2026 tarihinde derlenmiştir. Vergi oranları, tutar sınırları ve beyan tarihleri dönemsel olarak değişir. Karar vermeden önce güncel tutarları mali müşavirinize veya resmî kaynağa (GİB) teyit ettirin.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura sık karıştırılır; ikisi de elektroniktir, ikisi de yasal olarak faturadır — ama kime kesildikleri ve hangi kanaldan iletildikleri farklıdır. Bu farkı bir cümleyle özetleyelim, sonra detaylandıralım:

e-Fatura, e-Fatura mükellefi olan alıcılara GİB sistemi üzerinden kesilir. e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara (nihai tüketici veya kapsam dışı mükellef) kesilir ve elektronik olarak saklanır.

Temel fark: alıcı kim?

Faturayı hangi türde keseceğinizi siz değil, alıcı belirler:

AlıcıKesilecek belge
e-Fatura mükellefi (sistemde kayıtlı)e-Fatura
e-Fatura mükellefi olmayan işletmee-Arşiv fatura
Nihai tüketici (bireysel müşteri)e-Arşiv fatura

Bu kontrolü elle yapmanız gerekmez. Muhasebe/ön muhasebe yazılımları alıcının VKN/TCKN'sini GİB kayıtlı kullanıcı listesinde sorgular ve doğru belge tipini otomatik seçer.

İletim kanalı farkı

  • e-Fatura, GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine iletilir. Alıcı belgeyi kendi e-Fatura kutusunda görür; ayrıca e-posta göndermeniz gerekmez.
  • e-Arşiv fatura, GİB'e raporlanır, alıcıya ise e-posta/çıktı gibi yollarla ulaştırılır. Yani belge alıcının sistemine düşmez.

Bu ayrım, "faturayı kestim ama müşteri göremiyor" şikâyetinin kaynağıdır: e-Arşivde iletimi düzenleyen taraf üstlenir.

İptal ve itiraz farkı

Burası pratikte en çok hata yapılan konudur.

e-Fatura

  • Temel fatura: sistem üzerinden red yanıtı verilemez; itiraz harici yollarla (noter, KEP, iadeli taahhütlü) yapılır.
  • Ticari fatura: alıcı belirli süre içinde sistem üzerinden kabul/red yanıtı verebilir.

e-Arşiv fatura

  • Düzenleyen taraf, süresi içinde iptal bildirimi yapabilir. Sonrasında düzeltme için iade faturası gerekir.

Kural olarak: e-Faturada "sil-baştan yap" yoktur; süreç karşı tarafla birlikte yürür.

Zorunluluk kapsamı

e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçiş; ciro eşikleri ve sektörel kriterler (e-ticaret, aracı hizmet sağlayıcı, konaklama, akaryakıt vb.) üzerinden belirlenir. Eşikler dönemsel olarak güncellendiği için, bu yazıda sabit rakam vermek yerine kontrol yöntemini veriyoruz:

  1. Bir önceki yılın brüt satış hasılatını hesaplayın.
  2. Faaliyetiniz özel kapsamlı sektörlerden birinde mi, kontrol edin.
  3. Güncel eşiği GİB duyurularından veya mali müşavirinizden teyit edin.
  4. Kapsama giriyorsanız, geçiş tarihinden önce başvuruyu tamamlayın.

Kapsama girdiğiniz hâlde geçiş yapmamak, düzenlenen belgelerin hiç düzenlenmemiş sayılmasına ve özel usulsüzlük cezasına yol açabilir.

Geçiş adımları

  1. Mali mühür / e-imza temini (tüzel kişi: mali mühür, gerçek kişi: e-imza de olabilir).
  2. Yöntem seçimi: GİB portal, entegrasyon veya özel entegratör. Fatura hacminiz düşükse portal yeterli olabilir; entegre çalışmak istiyorsanız entegratör pratiktir.
  3. Başvuru ve aktivasyon.
  4. Ön muhasebe / ERP entegrasyonu: faturanın kaynağında (satış ekranı) kesilmesi hata payını düşürür.
  5. Test faturası ve arşivleme kontrolü.

Saklama yükümlülüğü

Her iki belge de yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmelidir. e-Arşiv faturalarda ikincil bir yedek almanız önerilir; entegratör değişikliğinde geçmiş belgelerin taşınması gündeme gelir — sözleşme yaparken veri taşınabilirliğini sorun.

Pratikte en sık üç hata

  1. Alıcının kapsamını kontrol etmeden fatura kesmek. e-Fatura mükellefine e-Arşiv kesilmesi düzeltme gerektirir.
  2. e-Arşiv faturayı alıcıya iletmeyi unutmak. Belge yasal olarak geçerlidir ama tahsilat gecikir.
  3. İptal süresini kaçırmak. Sonrasında iade faturası ve ek muhasebe işlemi doğar.

Fatura ve tahsilat takibini tek ekranda yürütmek istiyorsanız, Kolaysal'da fatura, ödeme ve nakit akışı aynı yerde toplanır — özellikleri inceleyin.

Sık sorulan sorular

e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğimi nasıl anlarım?+

Karar alıcıya göre verilir: alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse (nihai tüketici veya e-Fatura kaydı olmayan mükellef) e-Arşiv fatura kesilir. Muhasebe programları alıcının VKN/TCKN'sini GİB kayıtlı kullanıcı listesinde sorgulayarak bunu otomatik seçer.

e-Fatura kestikten sonra iptal edebilir miyim?+

e-Faturada tek taraflı silme yoktur. Temel faturada belirli süre içinde harici itiraz yolları; ticari faturada ise alıcının sistem üzerinden red yanıtı söz konusudur. e-Arşiv faturada ise düzenleyen taraf süresi içinde iptal bildirimi yapabilir.

e-Fatura mükellefiyeti başlarsa e-Arşiv de zorunlu olur mu?+

Evet, uygulamada ikisi birlikte yürür. e-Fatura kapsamına giren mükellefler, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenledikleri faturaları e-Arşiv olarak keser. Yani ikisi alternatif değil, tamamlayıcıdır.

e-Fatura için mali mühür mü e-imza mı gerekir?+

Tüzel kişiler (limited, anonim) mali mühür kullanır; gerçek kişi mükellefler nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile de işlem yapabilir. Entegratör üzerinden çalışıyorsanız süreç sizin adınıza yürütülür.

İlgili yazılar