KolaysalKolaysal

Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir? 9 Kriterlik Kontrol Listesi

3 dk okuma

Ön muhasebe programı seçerken nelere bakmalı? Fiyat modelleri, gizli maliyetler, veri sahipliği, mali müşavir uyumu ve satıcıya sorulacak sorular.

Kısa cevap

Ön muhasebe programı seçimi çoğunlukla özellik listesi karşılaştırarak yapılır, oysa belirleyici olan üç şey vardır: verinizi istediğiniz an dışarı alabiliyor musunuz, mali müşaviriniz aynı veriyle çalışabiliyor mu ve ilan edilen fiyatın üstüne ne ekleniyor. Kullanıcı başına ücretlendirme, e-belge kontörü, kurulum ve eğitim bedeli gibi kalemler yıllık maliyeti ilan edilen rakamın belirgin şekilde üzerine çıkarabilir. Karar vermeden önce kendi son üç ayınızın gerçek verisiyle deneme yapmak, demo izlemekten çok daha güvenilir sonuç verir.

Ön muhasebe programı seçimi genellikle yanlış soruyla başlar: "hangisinin özelliği daha çok?" Özellik listeleri birbirine benzer ve çoğu işletme bu özelliklerin küçük bir kısmını kullanır. Kararı belirleyen şey listenin uzunluğu değil, günlük iş akışınıza oturup oturmadığıdır.

Aşağıdaki kontrol listesi, satın alma sonrası pişmanlık üreten noktalardan derlendi.

1. Veri sahipliği ve çıkış hakkı

En önemli kriter, en az sorulanıdır: verinizi istediğiniz an dışarı alabiliyor musunuz?

Sorulacak soru net olmalı: "Fatura, cari ve stok verilerimi tek seferde, standart bir biçimde indirebilir miyim? Bunun bir ücreti var mı?"

Dışa aktarımı olmayan bir ürün, sizi memnuniyetle değil maliyetle tutar. Bu sorunun cevabını sözleşme imzalamadan önce alın.

2. İlan edilen fiyat ile gerçek yıllık maliyet

Aylık fiyat bir başlangıç rakamıdır. Yıllık gerçek maliyeti bulmak için şunları ekleyin:

KalemSorulacak soru
Kullanıcı sayısıFiyat kullanıcı başına mı? Görüntüleyen kullanıcı da sayılıyor mu?
e-Belge kontörüFatura başına ayrı ücret var mı, pakete kaç adet dahil?
Kurulum / eğitimTek seferlik bir bedel çıkıyor mu?
Modül ekleriBordro, stok, proje gibi modüller ayrı mı ücretleniyor?
DepolamaBelge arşivi için sınır var mı, aşımda ne oluyor?
DestekÖncelikli destek ayrı paket mi?

Doğru karşılaştırma aylık etiket fiyatı değil, bu kalemler eklenmiş yıllık toplamdır.

3. Mali müşavirinizle veri akışı

Ön muhasebenin çıktısı sonunda mali müşavirinize gider. Eğer her ay belgeleri elle toplayıp e-posta ile gönderiyorsanız, program size zaman kazandırmıyor; sadece kaydı dijitalleştiriyor.

Sorun: müşaviriniz veriye nasıl ulaşacak? Doğrudan erişim mi, standart aktarım mı, yoksa yine dosya gönderimi mi? Bu konuyu mali müşavir belge akışı yazısında ayrıntılı ele aldık.

4. e-Belge tarafında ne var, ne yok

"e-Fatura desteği" ifadesi üç farklı şeyi anlatabilir:

  • Gelen e-belgeleri içeri aktarma ve takip etme,
  • Belgeleri arşivleme ve önizleme,
  • Entegratör üzerinden GİB'e gönderme.

Üçü ayrı yeteneklerdir. Hangisinin var olduğunu açıkça sorun; "entegrasyon" kelimesi tek başına hangisini kapsadığını söylemez.

5. Gerçek verinizle deneme

Demo sunumları ürünün en iyi göründüğü senaryoyu gösterir. Deneme süresini şöyle kullanın:

  1. Son üç ayın gerçek faturalarını girin.
  2. En sık kestiğiniz fatura tipini uçtan uca kesin.
  3. Ay sonu raporunu alın ve muhasebenizin beklediği formatta mı bakın.
  4. Veriyi dışarı aktarın.
  5. Desteğe bir soru sorun, dönüş süresini ölçün.

Bu beş adımı geçen ürün, demo izleyerek aldığınız izlenimden çok daha güvenilir bir sinyal verir.

6. Yetkilendirme: kim neyi görecek?

Küçük ekiplerde herkesin her şeyi görmesi başta sorun değildir; ekip büyüyünce olur. Özellikle maaş, ciro ve kârlılık verilerinin rol bazlı gizlenebilmesi, sonradan eklenmesi zor bir ihtiyaçtır. Bugün gerekmese bile ürünün bunu yapıp yapamadığını sorun.

7. Mobil kullanım gerçekten çalışıyor mu?

"Mobil uygulaması var" ile "sahada işe yarıyor" aynı şey değil. Test edin: fişi telefonla çekip gider olarak kaydedebiliyor musunuz, onay bekleyen bir kalemi telefondan onaylayabiliyor musunuz?

8. Kesinti ve veri güvenliği

Bulut üründe sorulacaklar: yedekleme sıklığı nedir, kesinti olduğunda nasıl haberdar olurum, verim nerede saklanıyor? KVKK açısından verinin yurt içinde tutulup tutulmadığı da bazı işletmeler için belirleyicidir.

9. Büyüme senaryosu

Bugünkü ihtiyacınıza en uygun ürün, iki yıl sonra dar gelebilir. Sorun: çalışan sayınız üçe katlandığında, ikinci bir şubeniz olduğunda ya da bordroya geçtiğinizde aynı üründe kalabiliyor musunuz?

Kolaysal bu kriterlerde nerede duruyor?

Dürüst olalım, ürünümüzü de aynı listeyle ölçelim:

  • Mali müşavir bağlantısı: Kolaysal'ın ayırt edici yanı burası. Firma paneli ile mali müşavir paneli aynı veri üzerinde çalışır; belge toplayıp göndermek gerekmez.
  • Yetkilendirme: rol bazlı izinler var ve finans verisi (proje bedeli, maaş) yetkisi olmayan kullanıcıdan gizlenir.
  • Fiş ve fatura tarama: fotoğraf veya PDF yükleyip alanların otomatik dolmasını sağlar.
  • e-Belge: belgeleri içeri aktarır, takip eder ve arşivler. Entegratör üzerinden GİB'e gönderim henüz yok, yol haritasındadır. Bugün fatura kesmeyi mevcut entegratörünüzle sürdürüp belgeleri Kolaysal'a aktarabilirsiniz.
  • Deneme: 14 gün, kart bilgisi istenmeden.

Kendi maliyet hesabınızı yaparken ücretsiz hesaplayıcıları da kullanabilirsiniz.

Özet

Özellik listesi değil, şu üç soru karar verdirir:

  1. Verimi istediğim an alabiliyor muyum?
  2. Mali müşavirim bu veriyle çalışabiliyor mu?
  3. İlan edilen fiyatın üstüne yıl sonunda ne eklenmiş olacak?

Bu üçüne net cevap veremeyen bir ürün, kalan özellikleri ne kadar iyi olursa olsun risklidir.

Sık sorulan sorular

Ücretsiz deneme sürerken neyi test etmeliyim?+

Demo verisiyle değil, kendi son üç ayınızın gerçek faturalarıyla çalışın. Test edilecekler: en sık kestiğiniz fatura tipini uçtan uca kesebiliyor musunuz, ay sonu raporunuz muhasebenizin beklediği formatta çıkıyor mu, veriyi dışarı alabiliyor musunuz ve destek ekibi bir soruya ne kadar sürede dönüyor. Bunlar demo sunumunda görünmeyen, ama günlük kullanımda belirleyici olan noktalardır.

Kullanıcı başına fiyatlandırma mı, sabit paket mi?+

Ekip büyümesi öngörüyorsanız kullanıcı başına model yıllık maliyeti hızla artırır; küçük ve sabit bir ekipte ise genellikle daha ucuzdur. Doğru karşılaştırma, iki modeli de bugünkü değil on iki ay sonraki kullanıcı sayınızla hesaplamaktır. Ayrıca kullanıcı tanımının ne olduğunu sorun: bazı ürünlerde salt görüntüleyen bir kullanıcı da ücrete tabidir.

Verimi başka bir programa taşıyabilir miyim?+

Bunu sözleşme öncesinde sormalısınız. Kritik soru şudur: fatura, cari ve stok verilerini standart bir biçimde (ör. Excel veya XML) tek seferde dışarı alabiliyor muyum? Dışa aktarımı olmayan ya da ücrete tabi tutan bir ürün, ilerideki geçişi pratikte imkânsız hale getirir.

Mali müşavirimin kullandığı programla aynı olmalı mı?+

Aynı olması şart değil, ancak veri akışının nasıl kurulacağı baştan netleşmelidir. Her ay belgeleri elle toplayıp göndermek zorunda kalıyorsanız program size zaman kazandırmıyor demektir. İdeal olan, müşavirinizin belgelere doğrudan erişebilmesi ya da standart bir aktarım biçiminin bulunmasıdır.

İlgili yazılar